13. Juli 2026

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Allergien und Unverträglichkeiten beim Hochzeitsmenü: von der RSVP bis zum Caterer

Bei jeder Hochzeit mit mehr als 80 Gästen gibt es mindestens eine Person mit Zöliakie, zwei mit Laktoseintoleranz, jemanden mit Nussallergie, drei Vegetarier und eine Person, die “keinen Fisch, aber Meeresfrüchte” isst. Das ist kein Ärgernis, das ist Statistik. Der Unterschied zwischen gutem und schlechtem Umgang damit liegt nicht beim Caterer – gute Caterer sind das gewohnt –, sondern darin, wie ihr die Informationen sammelt und ordnet. Und das beginnt beim Anmeldeformular.

Fragt im RSVP, nicht über WhatsApp

Wenn ihr darauf wartet, dass jeder Gast euch seine Einschränkungen per Nachricht schreibt, landet die Information am Ende verteilt auf drei Chats, zwei Anrufen bei euren Müttern und einer Serviette. Die Frage gehört ins Anmeldeformular selbst, und zwar mit zwei Gestaltungsdetails, die wirklich zählen:

• Freitextfeld statt Kästchen. Kästchen (“Zöliakie / vegan / Laktose”) stoßen schnell an ihre Grenzen: Es gibt Kreuzallergien, unterschiedliche Schweregrade und endlose Kombinationen. Ein Freitextfeld erfasst auch “allergisch gegen Kiwi und Latex, schwanger”, ohne dass ihr das vorher bedacht haben müsst.
• Eine Antwort pro Person, nicht pro Formular. Wenn jemand für die ganze Familie zusagt, braucht ihr die Einschränkungen jeder Begleitperson mit Namen. “Wir sind vier, einer hat Zöliakie” hilft dem Kellner beim Verteilen der Teller nicht weiter – er muss wissen, wer.

Formuliert die Frage etwas weiter: “Allergien, Unverträglichkeiten oder Ernährungswünsche.” So erfasst ihr auch Vegetarier und Veganer, die zwar keine Allergie haben, aber genauso für die Menüplanung zählen.

Vom Formular zur Liste für den Caterer

Wenn der Anmeldeschluss näher rückt – meist 3 bis 4 Wochen vorher –, müsst ihr aus den Antworten etwas machen, das der Caterer nutzen kann. Fast alle wollen:

1. Gesamtzahl der Gäste und Aufschlüsselung Erwachsene/Kinder.
2. Anzahl pro Einschränkung: wie viele glutenfreie, laktosefreie, vegetarische, vegane Menüs und spezifische Allergien.
3. Namentliche Liste: welche Person welche Einschränkung hat. Das ist es, was dem Servicepersonal erlaubt, den richtigen Teller an den richtigen Platz zu bringen.

Wenn eure Zusagen in einer Tabelle oder – noch besser – in einem als CSV exportierbaren Dashboard erfasst sind, ist diese Liste in zehn Minuten fertig: Spalte mit den Einschränkungen filtern, gruppieren, verschicken. Macht man das aus einem WhatsApp-Verlauf, dauert es einen ganzen Nachmittag und garantiert wird etwas übersehen.

Verbindet es mit dem Sitzplan

Das letzte Glied in der Kette ist der große Tag selbst: Der Kellner muss wissen, wem er welches Sonderessen serviert. Zwei einfache Maßnahmen lösen das:

• Vermerkt die Einschränkungen im Sitzplan, den ihr dem Koordinator übergebt: “Tisch 7, Marta L. – glutenfrei.” Der Service ist euch unendlich dankbar.
• Klärt mit dem Caterer eine Woche vorher, wie die Sondermenüs markiert werden und wer im Team die Liste hat. Fünf Minuten Anruf verhindern das klassische “Waren Sie der Veganer?” mit dem Teller in der Hand.

Die immer wiederkehrenden Fehler

• Mehr versprechen, als vereinbart ist. Bevor ihr bei einer exotischen Einschränkung “kein Problem” sagt, fragt beim Caterer nach. Fast alles lässt sich lösen, aber das sollte der Koch entscheiden.
• Aperitif und Torte vergessen. Sondermenüs decken meist nur das Bankett ab, aber auch Menschen mit Zöliakie möchten beim Aperitif etwas naschen können. Fragt das ausdrücklich nach.
• Keinen Spielraum für Nachzügler lassen. Es gibt immer eine Einschränkung, die erst kurz vor der Hochzeit gemeldet wird. Klärt mit dem Caterer, bis wann Änderungen möglich sind, und kommuniziert dieses Datum den Gästen.
• Es als Gefälligkeit behandeln. Für Betroffene ist eine schwere Allergie keine Marotte, sondern Sicherheit. Ein Gast, der entspannt essen kann, ist ein Gast, der bis zum Schluss bleibt.

Kurz zusammengefasst

Eine gut gestellte Frage im RSVP, eine geordnete Liste für den Caterer und die Einschränkungen im Sitzplan vermerkt. Mit diesen drei Schritten wird das Thema Allergien vom Stressfaktor zu einer weiteren Spalte in eurer Tabelle.

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